27.OUT

Transformação digital é viável para pequenas e médias empresas ?

Transformação digital é viável para pequenas e médias empresas ?

A resposta de imediato é sim, não importa o tamanho da sua empresa, você deve conhecer esse termo e saber por que aplicar em todos os seus processos o quanto antes.

Continue lendo esse artigo e vai entender o que é e como surfar nessa evolução alavancando seu negócio.

Você pode não ter um departamento de TI responsável por implantar e gerenciar toda a transformação digital de sua empresa, mas com pequenas ações e pouco investimento pode fazer grandes transformações na maneira como sua empresa é vista de fora. E o mais importante: sobreviver nos próximos anos…

O que é a Transformação Digital ?

A explicação do conceito de transformação digital baseia-se no uso da tecnologia para otimizar o desempenho dos processos e alterar o modo como se faz negócio.

Mas afinal quais tecnologias?

Hoje existem milhares disponíveis, e a cada dia surgem novas para facilitar a realização de algum processo. Um pequeno exemplo seria utilizar o Google Drive ou Dropbox para compartilhar um grande arquivo com um cliente. Alguns anos atrás você poderia ter gravado em cd ou em pendrive e solicitado um motoboy para entregar ao seu cliente, correto? Então ao utilizarmos da tecnologia (Google Drive) para facilitar um processo nosso (enviar um grande arquivo para o cliente) nós estamos usufruindo da Transformação Digital a qual o mundo está experimentando hoje.

Essa transformação está ocorrendo com uma velocidade absurda e é difícil prever até onde pode chegar, podemos dizer que de certa maneira ela começou nos meados dos anos 90 com a era da digitalização, em que processos realizados manualmente e documentos físicos migraram para um modelo digital, por meio de sistemas de gestão informatizados (ERP) e arquivos eletrônicos em HTML, PDF etc.

A empresa era a mesma, com os mesmos procedimentos e o mesmo modelo de negócios, mas a forma de trabalho foi aprimorada.

Hoje não basta mudar a forma de trabalho, as empresas precisam mudar os seus processos, precisam mudar o modelo de negócios, precisam mudar sua cultura.

Quer uma ideia de onde podemos chegar com essa evolução tecnológica?

Uma comissão do WEF (World Economic Forum), composta por 800 executivos e peritos da tecnologia da informação, foi criada em 2015 para fazer uma previsão do ponto de inflexão destas inovações tecnológicas (momento em que as inovações passariam a ser amplamente adotadas pela sociedade), o que resultou na tabela abaixo com o percentual de probabilidade de cada previsão.

O que é esperado para 2025 em termos de transformação digital:

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O que falam as pesquisas acerca da Transformação Digital para PME?

As pequenas e médias empresas (PME) que já adotaram a tecnologia digital apresentam um crescimento mais rápido em comparação com as que ainda não o fizeram. Esta conclusão encontra-se latente em um novo estudo revelado pela SAP, que analisou os dados de 3.210 executivos de 11 países, que trabalham em empresas com 10 a 999 colaboradores.

O estudo, conduzido pela IDC, indica uma forte tendência das PME em todo o mundo para compreenderem e se beneficiarem do valor do software de análise, software colaborativo e de gestão da relação com o cliente (CRM), que as ajudam não só na simplificação de suas operações, como também a competirem com as empresas de maior dimensão.

As conclusões mais significativas deste estudo sobre as taxas de adoção e os benefícios que as PME estão experimentando através de tecnologias digitais incluem:

  • Mais de 39% das PME em todo o mundo concordam que “a participação ativa na economia digital será essencial para a sobrevivência da sua empresa nos próximos 3 a 5 anos”.
  • As PME em que a receita cresceu 10% ou mais no último ano dizem que estão “bem encaminhadas na aplicação da tecnologia de conexão entre pessoas, dispositivos e empresas” – representando mais de um terço de todas as PME na pesquisa e mais de 45 % das PME com 500 a 999 colaboradores.
  • Pelo menos 51% das PME consultadas em todo o mundo utilizam software colaborativo como resultado da sua transformação digital, fazendo desta tecnologia a mais utilizada pelas PME. Os softwares de CRM e de análise foram os seguintes na lista dos mais utilizados, com pelo menos 38% e 37% respectivamente.
  • Entre 53% e 60% das PME pesquisadas afirmam que “as novas soluções de tecnologia permitiram-nos começar ou continuar corrigindo o fluxo de trabalho e os processos de simplificação das operações e de melhoria da produtividade”.

Vamos mais fundo nesse resultado abaixo:

Segundo a pesquisa aproximadamente 51% das PME em todo o mundo utilizam um software colaborativo como resultado da transformação digital, em segundo lugar vem os softwares de CRM.

Mas o que são softwares colaborativos e softwares de CRM?

Todo aplicativo ou ferramenta que proporciona a troca de informações de forma ágil e, principalmente, simultânea, atualizada em tempo real, é um software colaborativo, em sua essência.

Voltando ao nosso exemplo lá no início do texto, você já usou uma planilha do Google Sheets, uma apresentação de slides, ou um documento de texto, por meio do Google Drive? Já? Pronto: você já usou um software colaborativo!

As características mais comuns deste tipo de software são as seguintes:

  • Trabalham com computação em nuvem: não está nesta ou naquela máquina, qualquer pessoa com permissão pode acessar.
  • Editáveis simultaneamente: imagine que você tenha uma planilha de produtividade de vendas ou de acompanhamento de fluxo de caixa desenvolvida em uma planilha do Google. Todos que tiverem autorização para isso poderão editá-las, trazendo as informações com muito mais velocidade e poder de compartilhamento.
  • Controle de alterações: você pode ficar assustado quando mais de uma pessoa pode mexer em um documento – qual seria o controle para ter certeza que não se perderiam informações? No Google Drive você tem o histórico de todas as versões e se necessário pode restaurar uma anterior. Ainda, todas as mudanças são rastreadas, ou seja, você sabe quem e em qual horário fez determinada ação.
  • Acessíveis de forma remota: é possível visualizar as informações, mediante login e senha, de qualquer lugar que se esteja – mesmo offline caso tenha permitido isso!
  • Compatíveis com diversos dispositivos: do smartphone ao desktop, diversos aparelhos estão preparados para usar o aplicativo, sem complicações.
  • Oferecidos na forma de SaaS: Software as a Service é quando você usa um aplicativo mediante login e senha, pois ele está hospedado na nuvem, e paga uma mensalidade por isso (ou não). Ninguém paga para usar o Facebook, mas é possível que você pague para usar seu sistema de CRM, se não estiver aproveitando a versão freemium (grátis, mas com menos funcionalidades).

Agora que você já entendeu o conceito de Transformação Digital vou te dizer como você pode aplicar isso à sua empresa através de 3 pontos cruciais:

1) COMUNICAÇÃO INTERNA POR MEIO DE REDES COLABORATIVAS

O compartilhamento da informação é um dos pontos principais para melhoria da comunicação em uma empresa. Ser transparente com os dados, compartilhar projetos e processos decisórios, por exemplo, faz com que seu time fique mais integrado e melhore o desenvolvimento do seu produto ou serviço.

Como funciona a comunicação aí na sua empresa? Você utiliza alguma ferramenta de comunicação? Existem diversas que podem facilitar o seu dia a dia organizando e evitando perda de informações cruciais.

Trello

O Trello é um conhecido aplicativo de organização e integrações com outros aplicativos. Ele facilita a comunicação interna de uma empresa, principalmente no que tange à delegação de tarefas. Por meio dele, é possível que você

distribua funções entre os funcionários, acompanhe o andamento de cada uma delas, deixe comentários, insira arquivos e muito mais.

Esta é uma forma prática muito boa de melhorar o fluxo de informações trocadas entre seus colaboradores — principalmente após reuniões, em que muito é discutido, mas pouco é realmente levado para frente.

Slack

Slack é um software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas, integração com serviços externos e diversos detalhes bacanas que fazem dele simplesmente viciante. Para quem é da época do #mIRC essa é uma versão melhorada da rede social que bombou nos anos 90, só que muito mais voltada para as organizações.

Hipchat

O HipChat é uma ferramenta de comunicação privada para sua equipe, ela permite a troca de arquivos e a integração com outras aplicações.

2) HARDWARE AS A SERVICE (HAAS)

Haas (Hardware as a Service) é um modelo de provisão de serviços “pague o que você utilizar” em que as empresas contratam recursos de hardware de acordo com sua estrita necessidade. Ou seja, impressão, capacidade de processamento, áreas de armazenamento e demais componentes de um PC comum. Tudo isso, ao invés de ser comprado, é contratado como um serviço, de maneira pontual e específica, “encaixando-se” de maneira customizada no formato e aspirações da organização. Mas quais as vantagens da adoção desse modelo revolucionário em TI empresarial?

Segurança, escalabilidade, fácil manutenção, e economia afinal você paga apenas o que for utilizar.

Um exemplo disso é um servidor de backup, caso você precise manter cópias seguras dos seus dados o mais recomendável antigamente era comprar um servidor físico, como um computador mesmo, ocupando espaço na empresa, necessitando de manutenção, equipe especializada, hoje não, você pode apenas contratar algum serviço de backup por exemplo como a Amazon S3, Commvault…

Ainda, é possível ter uma infraestrutura de T.I. dentro de casa que não a tradicionalmente conhecida com muitos equipamentos, espaço tomado, conta de luz altíssima para refrigeração ou uma equipe super especializada para gerenciar tudo isso, pois, está ao alcance ter uma enterprise cloud – ou seja, uma tecnologia de cloud privada, como a hiperconvergência da Nutanix.

Aliás temos aqui na FG1 um cliente especializado nisso: Sauk Flexible I.T., caso precise de mais informações sobre infraestrutura de T.I. moderna e segura, chama eles para um café!

3) TRABALHO REMOTO

O crescimento das modalidades de trabalho remoto reflete o novo perfil de profissionais que deseja ter maior flexibilidade e liberdade na sua relação com as empresas. As tecnologias mobile e a hiperconectividade permitem que grandes e pequenas companhias permaneçam ligadas às suas equipes independentemente do lugar onde estejam. A Legislação agora prevê o home office e detalha as possibilidades de acordo entre a empresa e seus colaboradores que estão remotos. Com a inclusão do trabalho remoto na CLT, o receio das empresas com relação à formalização dos programas deixa de existir e a tendência destes números é crescer exponencialmente. Essa é uma bela aplicação da Transformação Digital.

Você tem algum funcionário que não tem necessidade de estar fisicamente na empresa? Talvez fosse uma grande economia ter ele trabalhando de casa. Veja com quais ferramentas você pode viabilizar isso:

Appear.in

Precisa fazer uma reunião com vídeo chamada? Juntamente com o Skype e o Hangout, o Appear é fundamental para realizar reuniões ou demonstrações a distância.

A grande vantagem do Appear.in é que você cria o link da “sala” e pode compartilhar com todos os participantes. Não é preciso que ninguém baixe, instale ou se cadastre em nada. Por isso, é uma ferramenta mais ágil do que o Hangout ou o Skype e essencial para viabilizar o trabalho remoto.

Basecamp

O Basecamp oferece um sistema de gerenciamento, porém com mais funcionalidades do que o Trello, por exemplo. Além de monitorar tarefas, conversas, documentos e agendas, ele oferece diversas funções em uma plataforma fácil e intuitiva. Gestores podem facilmente delegar funções, estabelecer prazos, revisar e avaliar o fluxo de trabalho.

IDoneThis

A plataforma IDoneThis funciona como um gestor de relatórios de atividades executadas. Ao final do dia, ele reúne tudo o que foi feito em um e-mail com o trabalho da equipe.

Dropbox

Extremamente popular, o Dropbox permite o compartilhamento de arquivos quando o e-mail não é suficiente. O compartilhamento de pastas permite que arquivos sejam sincronizados e trabalhados em colaboração, semelhante ao nosso amigo Google Drive citado lá em cima no exemplo.

As ferramentas citadas anteriormente como o Trello e o Slack também se encaixam perfeitamente aqui no trabalho remoto.

Concluindo…

Esses 3 pontos que citei são pequenos exemplos de como aplicar a transformação digital no dia a dia da sua empresa, e com eles estamos pensando apenas nos processos internos básicos de sua organização, mas você deve compreender que essa transformação pode ocorrer em todos os setores, desde o seu site, passando pelo relacionamento, fidelização e conhecimento do seu cliente, gerar conteúdo com valor…mas isso é assunto para um outro longo texto.

Hoje a tecnologia trabalha para o empreendedor e tem ajudado as pequenas empresas a consolidar a informação dos clientes, automatizar processos rotineiros e agir mais rápido em relação às novas oportunidades. A transformação digital pode ser tanto uma ameaça como uma grande oportunidade de alavancagem de um negócio, basta escolher de qual lado você deseja estar.

Como afirmou John T. Chambers, CEO da Cisco, 40% das empresas que existem hoje estarão extintas dentro de 10 anos. Segundo ele, a permanência dessas organizações está diretamente ligada à capacidade de cada uma de aderir à nova realidade digital.

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